Мой метод планирования дня

Беря за основу определение планирования, как способа делать будущее предсказуемым, адаптируем его к теме текущей статьи:

Планирование дня – способ сделать день предсказуемым, устранив неизвестность в ответе на вопрос «что делать?».

Итак, вы хотите начать планировать день. Для этого необходимо выделить время на планирование – около 30 минут в день. Планировать можно текущий день утром, либо следующий день – вечером перед его началом. Рассмотрим каждый из подходов.

Кому-то комфортнее планировать день вечером – это дает возможность проснуться утром следующего дня с четким осознанием того, что нужно делать, что позволит не тратя время на обдумывание действий, сразу приступить к их реализации.

Но под конец дня возможна усталость и/или рассеянность внимания, которая может привести при планировании к:

неверной оценке собственных сил (их переоценке или недооценке)
неверной оценке объема задач
неверной оценке приоритета задач
неэффективной стратегии выполнения задач (например, вы можете не заметить, что какие-то задачи можно оптимизировать)

Помимо этого, планируя следующий день, мы не обладаем знанием о своем настроении и самочувствии при пробуждении, что может внести коррективы в сформированные вечером прошлого дня планы.

Поэтому, я планирую день утром – это позволяет максимально релевантно оценить свое состояние и объем задач, спланировав их реализацию с применением всех необходимых инструментов.

Метод планирования

В рамках данной статьи, мы не будем говорить о том, каким способом стоит отслеживать и обрабатывать возникающие задачи и проекты. Мы подразумеваем, что у вас уже есть привычное средство, которое как-то работает: приложение или рабочий блокнот.

Применять метод можно используя бумагу, но демонстрировать процесс работы я буду при помощи холста в Obsidian.

В качестве основы у нас есть текущая неделя, каждый день которой разбит на 16 блоков. Каждый блок – это помодоро подход выполнения задачи в 25 минут и 5 минут перерыва. Итого, день включает в себя 8 часов работы.

Помимо основной части, есть две будущие недели без четкого «тайм-блокинга».

Подготовка

Чтобы создать "планер" на холсте Obsidian, я использую группу с изображением планера в качестве фона. На иллюстрации ниже изображены шаги.

Планирование на день осуществляется путем размещения в помодоро-блоке задачи.

Если задача достаточно объемная, вы можете увеличить сам блок – так вы визуально понимаете количество времени и сил, которые необходимо затратить на выполнение задачи. Вы также можете объединить несколько мелких задач в один большой блок, чтобы выполнить их как одну.

Я использую также области входящих задач и проектов рядом с планировщиком для того, чтобы видеть все ожидающие задачи при планировании.

Определение задач на день

Распределите свои «входящие» задачи по дням: то, что нужно сделать сегодня – в текущий день; то что нужно сделать «завтра» – на следующий день планировщика и т.д. Обратите внимание: не обязательно планировать всю неделю.

Затем, выберите задачи из проектов (списков ожидающих выполнения задач), которыми планируете заняться сегодня.

В результате, вы получите список блоков на день.

Если у вас есть необходимость понимания, какой задачей нужно заняться именно сегодня, можете воспользоваться одним из инструментов принятия решений: «Квадратом Декарта» или «Матрицей Эйзенхаузера».

Также, для последующей оценки объема задачи, вам может потребоваться декомпозировать её на составляющие части. С методами декомпозиции можно ознакомиться в дополнительных материалах к статье.

Анализ задач

Оцените количество времени, требуемого для выполнения каждой из задач на день и увеличьте блок в соответствии с количеством «помодоро-блоков», которые вы планируете выделить на её выполнение.

Задачи, которые займут меньше «помодоро-блока», сгруппируйте с другими маленькими так, чтобы их выполнение было одной задачей, которую вы выполните за один (или больше) «помодоро-блок».

Когда объем задач установлен, вы можете заняться определением их приоритетности. Учитывайте, что утром вы вероятно более внимательны чем вечером, но количество энергии может варьироваться в зависимости от ваших личных особенностей.

Имеет смысл делать сначала задачи, требующие большей концентрации вашей воли и внимания: значимые, срочные, объемные, неинтересные («съесть лягушку»), а затем – остальные.

Иными словами, лучше прикладывать большее количество сил к «рычагу»

Какую одну вещь я могу сделать, чтобы все остальное стало проще или не нужно?

Работа с задачами

Работа по описываемому методу состоит в последовательном выполнении запланированных «помодоро» подходов. Для этого вам понадобиться приложение-таймер или физический кухонный таймер.

Во время работы с задачами, можете использовать специальные звуки для концентрации:

852 Гц белый шум
BrainFM или Endel – сервисы генеративных звуков с научной основой
myNoise – библиотеку «background» звуков

Особенность помодоро-подхода работы с задачами заключается в том, что вы не привязываетесь к конкретному времени, по сравнению с «тайм-блокингом» в календаре. Это может дать вам дополнительную гибкость. Например, если из-за форс-мажорных обстоятельств дело, запланированное на утро пришлось пропустить, вы можете вернуться к нему вечером или перенести на следующий день.

Это также позволяет вам совмещать задачи из "планера" с привязанными к определенному времени задачи в календаре (с установленными напоминаниями).

Еще один «лайфхак» работы по методологии – возможность выполнения ежедневных привычек в перерывах между «помодоро» подходами. Для этого вам нужно распределить свои ежедневные привычки на две категории: требующие 5 и 15 минут. Небольшие привычки и бытовые задачи вы можете делать в коротких перерывах между «помодоро» подходами, а при выполнении 3-х «помодоро» подходов, можете взять более длинный перерыв, в течении которого выполнить более объемную привычку.

Дополнительные материалы

Квадрат Декарта

Если вам нужно принять решение о совершении или несовершении какой-то задачи, можете воспользоваться усовершенствованной версией «Квадрата Декарта», ответив на вопросы:

Что положительное случится, если это будет сделано?
Что положительное случится, если это НЕ будет сделано?
Что отрицательное случится, если это будет сделано?
Что отрицательное случится, если это НЕ будет сделано?

Матрица Эйзенхауэра

Ответьте на два вопроса к каждой задаче:

Это важно? (Да/Нет)
Это срочно? (Да/Нет)

Распределите все задачи по следующему принципу:

СРОЧНО И ВАЖНО – Делать (20%)
СРОЧНО И НЕ ВАЖНО – Делегировать (10%)
НЕ СРОЧНО И ВАЖНО – Планировать выполнение (65%)
НЕ СРОЧНО И НЕ ВАЖНО – В этом есть необходимость? Отбросить/Отложить/Архивировать (5%)

Декомпозиция задач

Иногда, чтобы правильно оценить объем задачи и потенциальные трудности её выполнения, может потребоваться «декомпозировать» задачу, то есть разбить её на составляющие её части.

Помочь в этом может построение «ментальной карты» – вам нужно перечислить список действий, которые необходимо совершить для выполнения задачи, а затем для каждого из них, перечислить составляющие шаги уже этих действий. В результате вы получите «дерево» задачи, что позволит вам лучше оценить объем задачи.

Вы можете воспользоваться сервисом Magic ToDo, который декомпозирует вашу задачи на составные части.

Либо воспользоваться chatGPT проптом, который выдаст подробный план выполнения задачи:

I want you to get a task from me and then decompose it into a detailed to-do list.

You need:
- Define the subject area of the task and select the specialist roles that are relevant to it. Use the roles of those specialists in building the decomposed to-do list.
- Hierarchically structure the tasks as a bullet point list.
- Prioritize tasks and sort the list from more important and complex cases to simpler and secondary cases.

My task: [НАПИШИТЕ ВАШУ ЗАДАЧУ СЮДА]