SRP Продуктивность. Планирование

Планирование – это способ делать будущее предсказуемым.

Планирование состоит из следующих этапов:

Анализ ресурсов: что я имею сейчас?
Постановка целей и проектирование: что я хочу иметь?
Управление временем: как достичь желаемого?

Анализ ресурсов

У человека ограниченное количество ресурсов в один момент времени. Ресурсами являются:

Здоровье – возможность пребывать в работоспособном состоянии и совершать продуктивные действия. Этот ресурс складывается из физического, ментального и эмоционального состояния.
Внимание – возможность получения/обработки/создания определенного количества информации в единицу времени. Этот ресурс является эквивалентом свободного времени, которое человек может уделять чему-либо.
Деньги – наличие средств для проведения обмена. Этот ресурс складывается из имеющихся активов, а также профессиональных навыков и компетенций, позволяющих получать этот ресурс в конкурентной среде.
Отношения – наличие связей с другими людьми. Этот ресурс складывается из количества связей с людьми, помогающими получать другие ресурсы.

Первый вопрос, который стоит себе задать – каково состояние моих ресурсов? Ответ на этот вопрос влечет за собой выстраивание приоритета ценности имеющихся ресурсов: чего у меня больше и что я готов тратить, чтобы увеличить иное – например деньги, чтобы улучшить здоровье и освободить время.

В каждый момент времени, человек обменивает один или несколько из этих ресурсов на получение другого ресурса. «Другой ресурс» может быть ценностью для человека, а может быть привычкой, имеющей своё основание в инерционном движении.

Вы можете проанализировать как тратите свои ресурсы с помощью техники детального самонаблюдения. Для этого создайте таблицу, в которой строки – это блоки времени в 15/30/60 минут (в зависимости от потребности «глубины» анализа), а столбцы – даты. Вносите в таблицу все действия: получили уведомление и ответили на сообщение, почитали новости, приготовили обед, позвонили другу и т.д. Можете использовать в качестве «инбокса» отправку сообщений самому себе (например в Телеграм), чтобы не открывать каждый раз таблицу, а уже в конце дня заносить все таблицу.

Далее, ваша задача – проанализировать свои действия на паттерны поведения:

Присвоить каждому блоку ключевые слова или категорию. Например, для чтения новостей «потребление информации», а для общения с друзьями «коммуникация».
Для каждого из блоков добавить информацию о том, какой ресурс тратится и какая ценность приобретается. Например, для чтения новостей «-внимание» и «+деньги» – в случае, если новости способствуют повышению квалификации и «+здоровье» – в случае, если новости это способ эмоционально переключиться.
Определить, какие ресурсы больше всего тратятся, какие получаются и насколько это соответствует определенному ранее приоритету ценностей.

Определив расходуемые ресурсы, стоит задать себе серию вопросов:

На что я трачу ресурс?
Сколько ресурса я трачу?
Почему я трачу на это ресурс? Какую ценность я извлекаю?
Как трата этого ресурса затрагивает другие ресурсы?
Существуют ли более оптимальные варианты траты этого ресурса, способные принести большую пользу? Есть ли возможность тратить меньше ресурса и что для этого нужно сделать?
Почему я трачу именно этот ресурс? Есть ли способ тратить на это менее приоритетный ресурс, получая столько же ценности?
Насколько целесообразна долгосрочная перспектива тратить этот ресурс с той же регулярностью?

Пример применения этого метода:

Я трачу ресурс «время/внимание» на изучение материалов, касающихся темы здорового образа жизни.
Я трачу на это 2 часа в день.
Я трачу на это ресурс, потому что это помогает мне находить полезные практики и хорошо себя чувствовать. Ценность, которую я извлекаю – «здоровье».
Трата этого ресурса косвенно затрагивает ресурс «здоровье» тем, что мне приходится долго сидеть за компьютером, что ухудшает мое зрение и осанку.
Я могу тратить на это меньше ресурса, делегируя изучение материалов экспертам, которым можно доверять; читая не сами материалы, а их краткие изложения (например краткие изложения книг в сервисах SmartReading и MakeRight), используя AI сервисы (например chatGPT) для получения сводки информации.
Я трачу именно этот ресурс, потому что не нашел эксперта, которому могу доверить эту задачу и/или у меня недостаточно денег чтобы это делегировать. Я мог бы увеличить ресурс «деньги» и «отношения» для того чтобы тратить на эту задачу меньше времени.
В долгосрочной перспективе я бы не хотел тратить столько ресурса на это, а хотел бы сфокусироваться на получении других ценностей.

Целеполагание и проектирование

По результатам прошлого раздела, мы определили текущий «экономический статус» ресурсов. Это позволит нам трезво взглянуть на актуальное состояние и на основе него, сформировать представление о желаемом состоянии, то есть поставить себе цели.

Для начала, мы используем метод брейншторма для поиска всех возможных целей и желаний. Я рекомендую отложить технику и вооружиться бумажными стикерами и листами А4, но можно пользоваться и электронными средствами, например сервисом Miro. Наша задача на данном этапе – установить число целей/желаний, которые мы бы хотели реализовать, не менее 100 (чтобы запустить творческий процесс). Далее, каждую входящую идею записываем на стикер. После какого-то числа идей будет казаться, что вы вспомнили или придумали все, что хотели, но не спешите заканчивать – сверьтесь с установленным в начале числом и подумайте еще.

По результатам брейншторма, перед вами расположено большое количество стикеров. Ваша задача – приоритизировать эти идеи по срокам их реализации:

«Год» – те, которые вы хотите сделать в течение года;
«5 лет» – те, которые в перспективе 5 лет;
«Будущее» – те, которые хотите отложить на потом.

Далее, ваша задача – сгруппировать идеи из списка «Год» по общим категориям – «проектам», а объемные задачи отделить в самостоятельные проекты. Например, «купить телефон» и «купить автомобиль» – это цели проекта «покупки», а «создать приложение» – отдельный проект.

Также, при проектировании задач можете опираться на методологию SMART, в рамках которой ваши задачи/цели должны быть: конкретными, измеримыми, реальными/достижимыми, значимыми для вас, ограниченными во времени.

Теперь, для каждого из проектов вам необходимо составить его «дорожную карту» – разбить проект на «спринты», например на 12, по каждому на месяц; и сформулировать задачи, которые необходимо выполнить в каждый спринт для того, чтобы приблизиться к выполнению проекта и достижению целей. Разбивайте объемные задачи на подзадачи и регулярные действия: например, чтобы купить телефон за 6000 у.е., вам необходимо взять кредит (подзадача) и откладывать по 500 у.е. в месяц (регулярное действие).

Можете добавить в регулярные задачи делать ревизию проектов и целей каждый 3/6/12 месяцев. Для этого можно начать брейншторм «с нуля», либо просто пересмотреть приоритеты проектов и список задач в «спринтах».

Управление временем

Управление временем – это совокупность техник использования своих ресурсов внимания наиболее эффективным способом. Мы рассмотрим центральные инструменты: составление плана на день, ежедневное расписание и методы принятия решений.

План задач на день

Имея по результатам прошлого раздела месячный план задач («спринт») для каждого из проектов, мы можем начинать каждый день с составления списка дел. Реалистично оценив свои ресурсы, спланируйте задачи на день. Обращайте внимание на то, как можно оптимизировать и группировать задачи по типу, смыслу, контексту и приоритету. Например:

если вам нужно послушать лекцию и приготовить ужин, можно делать это параллельно; то же верно и для обратной ситуации – вы можете использовать рутинное дело, для того чтобы дать мозгу отдохнуть;
если вы отвлекаетесь от работы ежедневными бытовыми делами, можно добавлять их в специальный список, выполнением которого вы будете заниматься в выходной день;
если вам нужно пойти в магазин за продуктами и вынести мусор – можно захватить мусор при походе в магазин.

Расписание

Наблюдая за типом возникающих задач и уровнем вашей энергии в течении дня, вы можете выявить паттерны, знание о которых поможет вам сформировать расписание, упрощающее вашу ежедневную рутину.

Вы можете спланировать свой день с помощью техники «таймблокинга», комбинирующей календарь и список задач. Для этого разбейте день на временные блоки, каждый по 15/30/60 минут (в зависимости от ритма вашей жизни) и заполните эти блоки регулярными действиями и задачами. Например, в диапазоне «06:00-06:30» – у вас завтрак, а в диапазоне «06:30-08:00» – фокус на рабочих задачах. Зона фокуса может отсылать на формируемый каждый день список задач, а может заменять собой этот список, представляя собой сами задачи. Преимуществом «тамблокинга» является то, что он позволяет объединить в одном отображении регулярные действия и входящие задачи – например встречи и мероприятия.

Не обязательно создавать жесткую последовательность действий в расписании, его основная функция в том, чтобы в каждый момент рабочего времени вы знали чем вы можете заняться. Попробуйте составить расписание-конструктор, с зафиксированным «скелетом» – например утренними и вечерними процедурами с динамичным ежедневным содержанием если чувствуете потребность в большей свободе.

При составлении расписания учитывайте:

Запасное время необходимое для непредвиденно возникающих задач;
Приоритет задач – какие нельзя пропускать, а какими можно пожертвовать в ситуации форс-мажорных обстоятельств;
Свои возможности, уровень энергии и компетенцию – важно чтобы расписание было не «идеальным» расписанием, а расписанием которое работает для вас;
Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность. Составляя расписание, отдавайте себе отчет в готовности следовать этому расписанию в долгосрочной перспективе (с правом на внесение изменения).

Принятие решений

Имея перед собой список задач, порой бывает трудно определить их приоритетность и как следствие – очередность выполнения. Для принятия решений используйте следующие техники.

Принцип Парето

20 % усилий дают 80 % результата

Определите минимальное количество задач, гарантирующих максимальное количество пользы и сфокусироваться на них.

Принцип рычага

Какую одну вещь я могу сделать, чтобы все остальное стало проще или не нужно?

Определите задачи, которые будут способствовать достижению экспоненциального, а не линейного роста.

Матрица Эйзенхауэра

Ответьте на два вопроса к каждой задаче:

Это важно? (Да/Нет)
Это срочно? (Да/Нет)

Распределите все задачи по следующему принципу:

СРОЧНО И ВАЖНО – Делать (20%)
СРОЧНО И НЕ ВАЖНО – Делегировать (10%)
НЕ СРОЧНО И ВАЖНО – Планировать выполнение (65%)
НЕ СРОЧНО И НЕ ВАЖНО – В этом есть необходимость? Отбросить/Отложить/Архивировать (5%)

Квадрат Декарта

Ответьте на следующие вопросы к каждой задаче/решению:

Что будет, если это произойдёт?
Что будет, если это НЕ произойдёт?
Чего НЕ будет, если это произойдёт?
Чего НЕ будет, если это НЕ произойдёт?

Или на «усовершенствованные» вопросы:

Что положительное случится, если задача/решение будет сделано?
Что положительное случится, если задача/решение НЕ будет сделано?
Что отрицательное случится, если задача/решение будет сделано?
Что отрицательное случится, если задача/решение НЕ будет сделано?

Работа с задачами

В течении рабочего процесса, опирайтесь на следующие принципы, помогающие быть более продуктивным:

«Выгружайте» все возникающие в течение дня идеи и задачи из головы в рабочие инструменты планирования. Можете взять за основу GTD метод, или просто использовать списки задач и календарь.
Работайте блоками фокуса и отдыха. Можете взять за основу «помодоро» метод: 25 минут фокуса и 5 минут отдыха, либо распределение 90/30. Используйте практики концентрации из статьи «Внимание».
Если при выполнении задачи невозможно испытывать удовлетворение от процесса, мотивируйте себя каким-либо призом за её выполнение, либо организуйте процесс её выполнения таким образом, чтобы нивелировать негативный эффект от фрустрации, например работая в любимом кафе.
Если задача слишком сложная, неструктурированная или объемная — изучите как её можно выполнить частями.